Cómo ser más productivo

 

Cómo ser más productivo, es una de los deseos más frecuentes en cada individuo que trabaja liderando equipos, pues cada día se presentan en nuestras vidas factores que distraen nuestro foco de atención.

 

 

La productividad es entendida como la relación de entre la cantidad de productos obtenidos de un sistema productivo y los recursos que se utilizan para producir dichos productos.

 

Ósea que, a su vez, también podemos referirnos a productividad a la capacidad de producir resultados con relación a los recursos intelectuales y de habilidades que cada gerente o administrador tiene.

 

 

Es por esto que hoy te revelaremos los 10 procedimientos que te harán invencible y llegar a ser la persona más productiva de tu circulo social e incluso enseñar cada uno de estos procedimientos a otras personas para que te ayuden de forma efectiva a la consecución de tus objetivos.

 

Antes de comenzar te quiero confesar lo siguiente:

 

Esto solo funcionará Si Aceptas estas

 

 

3 reglas de ORO

 

 

1. Compromiso y sinceridad contigo mismo
2. Practicar día a día y hacerlo parte de tu rutina
3. Nunca confunda estar ocupado con ser productivo

 

Ahora que ya has aceptado las 3 reglas de oro podemos comenzar:

 

Aquí te presentamos los 10 procedimientos que te harán más productivo, por lo cual te recomendamos tener lápiz y papel para que en menos de 15 minutos los puedas aprender:

 

 

Herramienta Vital #1

 

 

¿Agenda o cuaderno? De ahora en adelante siempre ten a la mano lápiz y papel, o incluso el blog de notas de tu celular te podrá servir.

 

Todo proceso de consecución de objetivos depende en gran medida de la capacidad de ESTABLECER CLARIDAD en las ideas que se van presentando, por lo cual es indispensable poder sacarlas de la cabeza lo más rápido posible de esta forma podrás:

 

 

1. Observar las ideas que tenemos de forma independiente
2. Estructurar las ideas en un orden lógico
3. Evitar que una o más ideas generen ruido que distraiga la capacidad de dar soluciones.
4. Evitar al máximo que se olviden los insights que se pueden generar

 

Aquí anotarás todo lo que se pueda presentar durante tu día

 

 

• Planeación del día
• Ideas para el día siguiente
• Ideas
• Tareas
• Plan de acción
• Nombres de las personas que debes llamar
• Mapas conceptuales

 

Comienza tu día la noche anterior #2

 

De ahora en adelante debes hacer todo lo posible para que en cada día suceda todo lo que te acerca a lo que estás buscando.

 

Es por esto que a partir de esta noche comenzarás a ser el creador de tus propios días, para lo cual te recomendamos  separar 15 minutos antes de ir a dormir:

 

 

1. Planea tu día con base en las siguientes preguntas, e incluso si sientes que puedes adicionar otra interrogante seria genial.
   • ¿Con quién debo hablar mañana?, ¿Qué debo hablar con esa persona?
   • ¿Qué debo hacer mañana?, enumera cada actividad
   • ¿Qué debo coordinar?, ¿con Quién?, ¿qué es lo que espero de esa persona?
   • ¿Cuál es el cuello de botella que me está impidiendo conseguir los resultados que quiero?, ¿Que quiero hacer?, ¿para qué?, ¿Cómo?, ¿que necesito?, ¿quién me puede ayudar?

 

Estas preguntas te guiarán para poder descubrir cada detalle de las actividades que debes realizar y que sumarán en el camino para conseguir los resultados que buscas.

 

Antes de terminar e irte a dormir Prioriza y agrupa tareas similares, eso lo aprenderás en el punto 3 y punto 4.

 

 

Priorizar #3

 

Cuando se habla de prioridad nos referimos exactamente a darle un orden especifico a las actividades, lo que contribuye proporcionalmente a conseguir los resultados que se buscan.

 

Para priorizar sigue los siguientes pasaos:

 

 

1. Analiza que actividades de las que tienes puedes:
   • Delegar
   • Automatizar
   • Eliminar
2. Pregúntate lo siguiente:
   • Si solo pudieses hacer una sola actividad, ¿cuál sería esa actividad que traería esos resultados que deseas?
   • Si solo pudieses hacer dos actividades, ¿cuál sería la segunda actividad que traería esos resultados que deseas?
   • Si solo pudieses hacer tres actividades, ¿cuál sería la tercera actividad que traería esos resultados que deseas?

 

 

 ¿Sabias que pasar de una actividad a otra toma más o menos 10 minutos para poder concentrarse?

 

 

Es por esto que te vamos a revelar el siguiente procedimiento

 

Agrupar tareas similares #4

 

 

Agrupar las tareas que son similares entre sí, te dará la posibilidad de ejecutar mucho más rápido tus tareas e invertir menor esfuerzo.

 

Debes ser conscientes de dosificar la energía para todas las actividades y esforzarse un poco más, puntualmente, en las principales 3 Actividades definidas en el punto anterior. (por favor jamás me refiero a ser mediocre)

Para ser más productivo debes agrupar tareas similares entre si para ser ejecutadas en un mismo rango de tiempo, es decir, que vamos ordenarlas de la siguiente manera

 

 

1. Si tenemos que hacer seguimiento a alguna actividad de un funcionario, elegimos cuales son esas personas y a que actividades debemos hacerle seguimiento.
   1. Ejemplo
      • Hacer seguimiento a Pedro, ¿Cómo van los avances del proyecto Z?
      • Hacer seguimiento a Andrea, ¿Cómo va el recaudo de la cuentas por cobrar?
2. Si tenemos que hacer llamadas, las vamos a hacer en un periodo de tiempo determinado, y podemos agruparlas por tipo de llamadas.
   1. Ejemplo:
      • Llamar a mis hijos
      • Llamar a mis padres
      • Llamar a socios
      • Llamar a Clientes

 

Teniendo en cuenta los ejemplos anteriores podremos agrupar las otras tareas que tengamos y que puedan tener una similitud entre sí. Hacer esto si que será una excelente experiencia para poder ser más productivos.

 

Ahora sí, puedes ir a Dormir, hehehe (Esto realmente sucedería si fuese la noche siguiente ha haber leído este blog)

 

En caso contrario CONTINUAMOS

 

 

Prueba y error #5

 

En la primera semana haz un ejercicio, y anota cada una las de las interrupciones que tienes durante el día a día:

 

1. Llamada que no contribuyan a tu productividad
2. Sonidos o notificaciones de email, WhatsApp, Facebook
3. Interrupción de un colega que llega para conversar
4. Interrupción de funcionarios con temas que ya les has explicado

 

Cuando finalice la semana, haz tu propia retroalimentación para que ajustes la forma perfecta de trabajar:

 

Probablemente resultará algo así:

 

 Ejemplo:

• Hacer las llamadas necesarias, y contactar a todos los que necesito antes de concentrarme en algo especifico como redactar una carta.
• Desactivar las notificaciones de whatsapp, facebook, email etc.
• Coordinar con mi equipo de trabajo para que sepan que a las 10:00 am estaré en haciendo una serie de llamadas y necesito que no interrumpan.
• Etc…

 

 

 

Aprende a escuchar #6

 

Aprender a escuchar es uno de los hábitos que requieren mayor diciplina, pues requiere de Aceptación, Compromiso y Atención.

Para ser mucho más productivo debemos aprender a escuchar pues de esta manera podremos descubrir exactamente que es lo que las otras personas nos quieren decir.

 

DETENTE ahora mismo de discusiones sin sentido, no vale la pena, ir al grano de forma cordial te hará una máquina de productividad.

 

Ayúdale a las otras personas con lo que necesitas y se efectivo, para esto puedes preguntar:

 

• ¿Cuál es tu objetivo en esta tarea?
• Por favor ¿dime que es exactamente lo que estás buscando?
• ¿Cuál es el cuello de botella que se está presentando?, ¿Quién nos podría ayudar en eso?
• ¿Cómo puedo ayudarte exactamente?

 

En ocasiones llega un funcionario a nuestra oficina contando historias interminables, y por nuestra naturaleza de ser sociales nos agrada escuchar, pero ahora que eres consiente de que debes dosificar tu energía, para ser más productivo, deberás ser selectivo a que tipo de conversaciones debes aportar y prestar atención y a cuáles no.

 

 

Divide y vencerás #7

 

 

Imagino que también te has sentido agobiado por algún trabajo o actividades en las que crees que nunca terminarás, entendiendo esto hemos aprendido lo siguiente:

 

Cuando una persona tiene un objetivo y las actividades que se deben realizar son una lista infinita, mentalmente esta situación genera un peso mayor en nuestra lista de tareas.

 

Imagina comer al desayuno todo lo que tienes pensado para comer al almuerzo y la cena………., probablemente te sentirás sin ganas de comer más durante gran parte del día, de esta misma forma sucede con las actividades, deben ser proporcionadas en un periodo de tiempo para que sean mucho más efectivas.

 

Es por esto que vamos a mostrarte el ideal de dividir un objetivo en metas.

 

Los seres humanos nos motivamos cada vez que sale algo bien, es por esto que debemos dividir los proyectos por partes, y de esta forma tener pequeños auto motivadores que te impulsen a seguir trabajando en el mismo proyecto.

 

Aprovecha al máximo este punto, en caso tengas equipos de trabajo, esto los empoderará y enfocará para ser más productivos

 

Imagina una lista interminable