Cómo ser más productivo13 min read

Cómo ser más productivo
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Cómo ser más productivo, es una de los deseos más frecuentes en cada individuo que trabaja liderando equipos, pues cada día se presentan en nuestras vidas factores que distraen nuestro foco de atención.
La productividad es entendida como la relación de entre la cantidad de productos obtenidos de un sistema productivo y los recursos que se utilizan para producir dichos productos.
Ósea que, a su vez, también podemos referirnos a productividad a la capacidad de producir resultados con relación a los recursos intelectuales y de habilidades que cada gerente o administrador tiene.
Es por esto que hoy te revelaremos los 10 procedimientos que te harán invencible y llegar a ser la persona más productiva de tu circulo social e incluso enseñar cada uno de estos procedimientos a otras personas para que te ayuden de forma efectiva a la consecución de tus objetivos.
Antes de comenzar te quiero confesar lo siguiente:
Esto solo funcionará Si Aceptas estas
3 reglas de ORO
- Compromiso y sinceridad contigo mismo
- Practicar día a día y hacerlo parte de tu rutina
- Nunca confunda estar ocupado con ser productivo
Ahora que ya has aceptado las 3 reglas de oro podemos comenzar:
Aquí te presentamos los 10 procedimientos que te harán más productivo, por lo cual te recomendamos tener lápiz y papel para que en menos de 15 minutos los puedas aprender:
Herramienta Vital #1
¿Agenda o cuaderno? De ahora en adelante siempre ten a la mano lápiz y papel, o incluso el blog de notas de tu celular te podrá servir.
Todo proceso de consecución de objetivos depende en gran medida de la capacidad de ESTABLECER CLARIDAD en las ideas que se van presentando, por lo cual es indispensable poder sacarlas de la cabeza lo más rápido posible de esta forma podrás:
- Observar las ideas que tenemos de forma independiente
- Estructurar las ideas en un orden lógico
- Evitar que una o más ideas generen ruido que distraiga la capacidad de dar soluciones.
- Evitar al máximo que se olviden los insights que se pueden generar
Aquí anotarás todo lo que se pueda presentar durante tu día
- Planeación del día
- Ideas para el día siguiente
- Ideas
- Tareas
- Plan de acción
- Nombres de las personas que debes llamar
- Mapas conceptuales
Comienza tu día la noche anterior #2
De ahora en adelante debes hacer todo lo posible para que en cada día suceda todo lo que te acerca a lo que estás buscando.
Es por esto que a partir de esta noche comenzarás a ser el creador de tus propios días, para lo cual te recomendamos separar 15 minutos antes de ir a dormir:
- Planea tu día con base en las siguientes preguntas, e incluso si sientes que puedes adicionar otra interrogante seria genial.
- ¿Con quién debo hablar mañana?, ¿Qué debo hablar con esa persona?
- ¿Qué debo hacer mañana?, enumera cada actividad
- ¿Qué debo coordinar?, ¿con Quién?, ¿qué es lo que espero de esa persona?
- ¿Cuál es el cuello de botella que me está impidiendo conseguir los resultados que quiero?, ¿Que quiero hacer?, ¿para qué?, ¿Cómo?, ¿que necesito?, ¿quién me puede ayudar?
Estas preguntas te guiarán para poder descubrir cada detalle de las actividades que debes realizar y que sumarán en el camino para conseguir los resultados que buscas.
Antes de terminar e irte a dormir Prioriza y agrupa tareas similares, eso lo aprenderás en el punto 3 y punto 4.
Priorizar #3
Cuando se habla de prioridad nos referimos exactamente a darle un orden especifico a las actividades, lo que contribuye proporcionalmente a conseguir los resultados que se buscan.
Para priorizar sigue los siguientes pasaos:
- Analiza que actividades de las que tienes puedes:
- Delegar
- Automatizar
- Eliminar
- Pregúntate lo siguiente:
- Si solo pudieses hacer una sola actividad, ¿cuál sería esa actividad que traería esos resultados que deseas?
- Si solo pudieses hacer dos actividades, ¿cuál sería la segunda actividad que traería esos resultados que deseas?
- Si solo pudieses hacer tres actividades, ¿cuál sería la tercera actividad que traería esos resultados que deseas?
¿Sabias que pasar de una actividad a otra toma más o menos 10 minutos para poder concentrarse?
Es por esto que te vamos a revelar el siguiente procedimiento
Agrupar tareas similares #4
Agrupar las tareas que son similares entre sí, te dará la posibilidad de ejecutar mucho más rápido tus tareas e invertir menor esfuerzo.
Debes ser conscientes de dosificar la energía para todas las actividades y esforzarse un poco más, puntualmente, en las principales 3 Actividades definidas en el punto anterior. (por favor jamás me refiero a ser mediocre)
Para ser más productivo debes agrupar tareas similares entre si para ser ejecutadas en un mismo rango de tiempo, es decir, que vamos ordenarlas de la siguiente manera
- Si tenemos que hacer seguimiento a alguna actividad de un funcionario, elegimos cuales son esas personas y a que actividades debemos hacerle seguimiento.
- Ejemplo
- Hacer seguimiento a Pedro, ¿Cómo van los avances del proyecto Z?
- Hacer seguimiento a Andrea, ¿Cómo va el recaudo de la cuentas por cobrar?
- Ejemplo
- Si tenemos que hacer llamadas, las vamos a hacer en un periodo de tiempo determinado, y podemos agruparlas por tipo de llamadas.
- Ejemplo:
- Llamar a mis hijos
- Llamar a mis padres
- Llamar a socios
- Llamar a Clientes
- Ejemplo:
Teniendo en cuenta los ejemplos anteriores podremos agrupar las otras tareas que tengamos y que puedan tener una similitud entre sí. Hacer esto si que será una excelente experiencia para poder ser más productivos.
Ahora sí, puedes ir a Dormir, hehehe (Esto realmente sucedería si fuese la noche siguiente ha haber leído este blog)
En caso contrario CONTINUAMOS
Prueba y error #5
En la primera semana haz un ejercicio, y anota cada una las de las interrupciones que tienes durante el día a día:
- Llamada que no contribuyan a tu productividad
- Sonidos o notificaciones de email, WhatsApp, Facebook
- Interrupción de un colega que llega para conversar
- Interrupción de funcionarios con temas que ya les has explicado
Cuando finalice la semana, haz tu propia retroalimentación para que ajustes la forma perfecta de trabajar:
Probablemente resultará algo así:
Ejemplo:
- Hacer las llamadas necesarias, y contactar a todos los que necesito antes de concentrarme en algo especifico como redactar una carta.
- Desactivar las notificaciones de whatsapp, facebook, email etc.
- Coordinar con mi equipo de trabajo para que sepan que a las 10:00 am estaré en haciendo una serie de llamadas y necesito que no interrumpan.
- Etc…
Aprende a escuchar #6
Aprender a escuchar es uno de los hábitos que requieren mayor diciplina, pues requiere de Aceptación, Compromiso y Atención.
Para ser mucho más productivo debemos aprender a escuchar pues de esta manera podremos descubrir exactamente que es lo que las otras personas nos quieren decir.
DETENTE ahora mismo de discusiones sin sentido, no vale la pena, ir al grano de forma cordial te hará una máquina de productividad.
Ayúdale a las otras personas con lo que necesitas y se efectivo, para esto puedes preguntar:
- ¿Cuál es tu objetivo en esta tarea?
- Por favor ¿dime que es exactamente lo que estás buscando?
- ¿Cuál es el cuello de botella que se está presentando?, ¿Quién nos podría ayudar en eso?
- ¿Cómo puedo ayudarte exactamente?
En ocasiones llega un funcionario a nuestra oficina contando historias interminables, y por nuestra naturaleza de ser sociales nos agrada escuchar, pero ahora que eres consiente de que debes dosificar tu energía, para ser más productivo, deberás ser selectivo a que tipo de conversaciones debes aportar y prestar atención y a cuáles no.
Divide y vencerás #7
Imagino que también te has sentido agobiado por algún trabajo o actividades en las que crees que nunca terminarás, entendiendo esto hemos aprendido lo siguiente:
Cuando una persona tiene un objetivo y las actividades que se deben realizar son una lista infinita, mentalmente esta situación genera un peso mayor en nuestra lista de tareas.
Imagina comer al desayuno todo lo que tienes pensado para comer al almuerzo y la cena………., probablemente te sentirás sin ganas de comer más durante gran parte del día, de esta misma forma sucede con las actividades, deben ser proporcionadas en un periodo de tiempo para que sean mucho más efectivas.
Es por esto que vamos a mostrarte el ideal de dividir un objetivo en metas.
Los seres humanos nos motivamos cada vez que sale algo bien, es por esto que debemos dividir los proyectos por partes, y de esta forma tener pequeños auto motivadores que te impulsen a seguir trabajando en el mismo proyecto.
Aprovecha al máximo este punto, en caso tengas equipos de trabajo, esto los empoderará y enfocará para ser más productivos
Imagina una lista interminable
Lista de actividades para Proyecto X |
IdeasReunión con socios Presupuesto para estudio de viabilidad Financiación Estudio de terreno Diagnostico PlanosCotizaciones Reunión con X Reunión con Y Presupuesto Financiación Documentaciones FirmarCotización de proveedores Reunión con proveedores Negoción Pago Selección de personal Capacitación Retroalimentación Verificación de calidad Venta etc…… |
Lo ideal es poder dividir según las constumbres o tecnicas de tu sector
Por ejemplo:
- Etapas
- Fases
- Periodos
- Metas
Aquí te dejamos el ideal
Inicialmente para tener una visión General, te puedes basar en este cuadro básico de Planeación
Inicialización | Planificación | Ejecución | Monitoreo y Control |
Documentos necesarias Negociaciones Contratos Stakeholder (Partes interesadas) |
Plan para una excelente comunicación Lista de actividades En orden secuenciales Tiempo de duración Recursos necesariosCostos |
Adquisición de materiales Distribución de tareas Contrataciones |
Controlar planificación Gestionar cambios Control de riesgos Informe de desempeño |
En seguida planifique un cronograma de actividades y divídalo en fases, metas, etapas…
Etapa #1 | Etapa #2 | Etapa #3 | Etapa #4 | ||||||||
Enero | Febrero | Marzo | Abril | Mayo | |||||||
1 | Actividad | ||||||||||
2 | Actividad | ||||||||||
3 | |||||||||||
4 | |||||||||||
5 | Actividad | ||||||||||
6 | Actividad | ||||||||||
7 | |||||||||||
8 | |||||||||||
9 | |||||||||||
etc— |
De esta forma podrá
- Disminuir la carga laboral
- Disminuir la ansiedad y presión mental
- Realizar un seguimiento más riguroso tanto para usted como para su equipo de trabajo.
Todo esto da como resultado convertirse en una persona más productiva.
Di a los demás en cuanto tiempo estás disponible #8
Como habíamos comentado anteriormente toma alrededor de 10 minutos asimilar la tarea en la cual estas enfocado, por lo cual si estás haciendo algo y alguien te interrumpe, te llevará más o menos 10 minutos volver a concentrarte en la tarea que estabas.
Para esto debes hacer todo lo posible de coordinar con las personas que probablemente necesiten de ti para solucionar algunas inquietudes.
Te recomendamos establecer algunos patrones de comunicación que garanticen un enfoque sin interrupciones.
- Habla con las personas que necesitan comenzar el día bajo tus direcciones, (si lo puede hacer al final del día anterior seria excelente)
- De la instrucción concreta
- Aclara que esperas de esa persona
- Y finalizar con, ¿Qué requieres de mi para que sea realizado?
- Comunica a las personas que estarás en una (reunión, llamada, entrevista, redactando X texto), y estarás disponible a un horario especifico.
Desconéctate #9
Para ser más productivo debes desconectarte y enfocar toda tu energía en lo que realmente estás haciendo, para esto es indispensable:
- Alejarte al máximo de la web
- Si te gusta trabajar escuchando música, busca sonidos tranquilos, que suene a una velocidad agradable, y que no tenga letra (esto ayudará a que tengas una velocidad constante de trabajo y adicional no perderás el foco)
- Apagues los sonidos de las notificaciones
- Skype
- Colocar el celular en silencio y con la pantalla hacia abajo
Ve al grano en las llamadas #10
Y finalmente ve al grano en las llamadas, para ser productivo debes hacer tu comunicación cada vez mucho más efectiva, de hecho, una excelente comunicación puede aumentar tu productividad en un 90%:
Para esto puedes aplicar estas recomendaciones
- Se simpático y ve al grano
- Ejemplo: Hola Patria, muy buenos días, ¿Qué tal te sientes hoy? (Sin profundizar en asuntos de saludo seguimos)
-
- Te estoy llamando porque requiero de ti X
- Para el día
- ¿Queda claro?
- Ok, aquí lo agendo en Google calendar y también te llegará la notificación a tu correo, Muchas Gracias.
- Hasta Luego
- Comunícate con:
- Claridad
- Brevedad
- Simplicidad
- Exactitud
Estas son los 10 procedimientos que te harán productivo, enseguida te dejamos las conclusiones para que pueda captar las ideas en un orden general.
Si consideras que puedes ayudar a otra persona con esta información comparte el link en tus redes sociales.
Conclusiones
Ya te comentamos que para poder que esto funcione necesitas ACEPTAR 3 reglas de oro
- Compromiso y sinceridad contigo mismo
- Practicar día a día y hacerlo parte de tu rutina
- Nunca confunda estar ocupado con ser productivo
Estas son los 10 procedimientos para ser altamente productivo:
1.Herramienta vital: Lápiz y papel o incluso tu blog de notas
2. Comienza tu día la noche anterior: Planifica todo desde la noche anterior y deja todo claro antes de comenzar el día
3. Priorizar: Dale un orden especifico para obtener mejores resultados con las actividades que aportan mayor valor.
4. Agrupar tareas similares: Agrupa tareas que se asemejen entre sí, por ejemplo, hacer llamadas en un mismo horario.
5. Prueba y error: Realiza una retroalimentación de tus avances, de esta forma podrás aprender rápido y salir de hábitos que perjudican tu productividad.
6. Aprende a escuchar: Aprende a escuchar, puedes ayudar más a las personas escuchando y comprendiendo que es lo que exactamente necesitan, incluso en ocasiones las personas solo necesitan que alguien los guie para poder hacer sus tareas, haz de esta actividad lo más efectiva posible.
7. Divide y vencerás: Divide tus tareas en pequeños pasos, de esta forma disminuirás la ansiedad y serás mucho más productivo.
8. Di a los demás en cuanto tiempo estás disponible: Comunica a las personas tu disponibilidad, y enséñales el valor del tiempo, principalmente con el ejemplo. Mantente disponible solo en los horarios que consideres.
9.Desconéctate: Aléjate al máximo de los distractores, principalmente de la web o de notificaciones que te hagan perder el foco.
10.Ve al grano en las llamadas: Se cortes con tu tiempo y con el de los demás, cuando has llamadas ve al grano de forma sutil se claro, breve, simple y exacto con lo que quieres comunicar.
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