Los datos y la IMPORTANCIA en la toma de DECISIONES

 

Datos y toma de decisiones, cada vez es más frecuente su usabilidad y  para nadie es es un secreto que cada segundo de nuestras vidas nos encontramos tomando decisiones en diferentes aspectos, de hecho, desde que nos despertamos en las mañanas ya estamos tomando decisiones:

 

¿Nos levantamos o dormimos otro ratico más?

 

Ahora, en un ambiente empresarial si que es mucho más complejo, pues existen diferentes factores que pueden hacer un poco más oscuro decidir hacer algo o no, pues en las empresas se deben tomar decisiones que no solo afectan a la persona en cargada, sino que, por el contrario, cada decisión funciona como un efecto dominó en toda la organización:

 

 

• Hemos Recolectados más de 32 preguntas que les hemos hecho a diferentes empresarios de: Colombia, Ecuador, Perú y Brasil, y al final las hemos concretado en 5 que resumen en su totalidad las preguntas presentadas por los empresarios frente al tema “Importancia de los datos para la toma de decisiones”

 

 

Así que esperamos puedan sacar el máximo provecho a la siguiente Información:

 

 

Las 5 preguntas que los gerentes se hacen frente a la toma de decisiones

 

 

Antes de comenzar queremos establecer la diferencia entre Datos e Información:

 

+ Datos: se refieren a momentos y realidades
+ Información: es el análisis de esas realidades

 

Actualmente la tecnología nos está facilitando la recolección de datos y es por eso que dentro de las empresas debemos optimizar el conocimiento que los mismos sistemas nos están aportando pues cuando existe un adecuado análisis de los datos se puede construir información que se pueden utilizar para la toma decisiones.

 

 

Preguntas y respuestas:

 

1. ¿Cómo saber que los datos que poseo son suficientes para tomar una decisión?

 

 

Para saber si los datos son suficientes para tomar una decisión consideramos 2 puntos esenciales en todo proceso de decisión:

 

1- Los datos son suficientes en la medida que puedan dar claridad a satisfacer las dudas que tengo para lograr un objetivo.

Ejemplo:
En temas empresariales, para conseguir un objetivo tenemos que resolver problemas durante todo el camino, es por esto que los datos son suficientes a medida que resuelva las dificultades que se me van presentando

Si tengo intenciones de invertir deseo saber:

• ¿Cuál es la rentabilidad mensual?
• ¿En cuánto tiempo puedo recuperar esa inversión?
• ¿Cuáles son los riesgos que se pueden presentar?
• Y otras preguntas que puedan resolver las inquietudes que la persona interesada pueda hacer.

Es por esto que proponemos 2 factores claves que pueden dar una mayor oportunidad al momento de tomar decisiones:

 

Factor #1: Objetivo Claro: El objetivo es primordial para la toma de decisiones, pues es el punto de referencia para poder identificar si la decisión que voy a tomar me acerca o me aleja de conseguir dicho objetivo.

 

Factor #2: Resolución de problemas: La capacidad de solucionar problemas contribuye directamente a poder tomar mejores soluciones:

 

 

Aquí proponemos 6 pasos para solucionar problemas:

 

1. Definir el problema
2. Enunciar todas las posibles soluciones
3. Evaluar las opciones
4. Elegir la más apropiada (puedes probar buscando un equilibrio entre las siguientes variables)
   1. Más económica
   2. Excelente calidad
   3. Más rápida
   4. Garantía
   5. Menor riesgo
5. Ejecutar
6. Evaluar

 

2- Datos confiables: La tecnología nos permite tener información y datos transversales en todo negocio. Apoyarnos en diferentes herramientas podemos incentivar mejor análisis y generar insight que permita tomar decisiones estratégicas que nos permitan acercarnos más al objetivo empresarial.

 

En resumen:

Los datos son suficientes para tomar una decisión a la medida que:

 

1. Nos den claridad
2. Sean confiables

 

2. ¿Por qué una decisión tomada fue no efectiva a pesar que tuve en cuenta el análisis de datos para tomarla?

 

Existen factores 4 factores que influyen directamente en las decisiones que tomamos:

 

a. Controlables
b. Incontrolables
c. Falta de integración
d. Histórico referente

 

 

1- Controlables:

se pueden ajustar frente a las situaciones del entorno

 

Ejemplo:

• Actividades en la empresa
• Procesos internos
• Temperatura de una maquina

 

2- Incontrolables:

involucra diferentes temas que pueden afectar a las empresas y sobre los cuales no se puede tener ningún control directo, es decir que debemos recurrir a los factores controlables para poder dar una solución

 

Ejemplo:

• Pandemia
• Cambios en la normatividad del país
• Cambios climáticos

 

3- Falta de integración:

Esto sucede cuando debemos analizar que es lo que debemos hacer y en el proceso no se tuvo en cuenta algún dato que puede afectar directamente los resultados.

 

Ejemplo ilustrativo:

• Al momento de hacer publicidad esta decisión se hace por idea propia del dueño de la empresa, sin profundizar en el tema decide invertir en publicidad en radio y se cierra un negocio durante 12 meses seguidos para aprovechar el descuento de la estación de radio.

 

• Al año siguiente se prueba 2 meses con Marketing digital y se obtiene mejores resultados.

En este ejemplo podemos percibir que la falta de haber vinculado otras opciones al análisis puede perjudicar la decisión que se va a tomar, y por el contrario terminar gastando más en una opción que en la otra.

 

 

4- Histórico referente:

La comparación entre una y otra cosa, es lo que me permite determinar que es mejor y que no lo es.

 

Es por esto que la información requiere de históricos para poder compararse:

• Comparar año con año en periodos iguales

 

Ejemplo:

Ventas enero 2019 con ventas enero 2020, de esta forma poder determinar que año ha sido mejor.

• Identificar los patrones de conducta que la empresa tenga pueda comenzar a generar

Ejemplo:

Normalmente toda empresa sostiene un patrón de conducta económica,
Las agencias de viaje tienen temporadas altas en diciembre, junio y fechas especiales según el área geográfica,
Los servicios de transporte municipal tienen mayor movimiento mientras los estudiantes estén yendo al colegio o universidad y en vacaciones el flujo es más bajo.

Todos esos factores influyen en la empresa al momento de tomar decisiones, por eso las debemos:

 

+ Conocer para poder comparar

+ Aprovechar cada dato que nos da la empresa para construir información valiosa y podamos tomar decisiones que tengan efectividad

 

Una buena gestión y elección de los datos puede optimizar cada proceso, los tiempos, generar mayor satisfacción al cliente, rentabilidad, a su vez si puedo darle una estructura comprensible a toda esta información podemos comprender mejor que es lo que está funcionando y que no.

 

 

3. ¿Cómo perder el temor a tomar y asumir decisiones?

Este es un tema que se convierte en una habilidad si o si de las personas que tienen cargos gerenciales o de dirección.

 

Cada gerente, CEO, administrador o alguna persona que trabaje en un cargo gerencial debe desarrollar esta habilidad de tomar decisiones, porque este será una de sus principales funciones en la mayor parte del tiempo.

 

Se debe aprender a gestionar esas decisiones, pues de lo contrario se puede ver reflejado en dificultades:

• Con los clientes
• Funcionarios
• Ansiedad
• Estrés

Entre más recursos involucre una decisión, más es la carga y responsabilidad de tomar esta. Para saber en qué nivel estoy pregúntese, de 1 a 10, ¿En qué nivel me encuentro para tomar decisiones?

 

Intereses por aprender cada día sobre estos temas, adicional aquí te dejamos algunos consejos

 

• Buenas prácticas:

  Tener un paso a paso desarrollado a experiencias anteriores o de empresas semejantes, permite que tengamos un plan a seguir y una forma de hacer las cosas que nos generan más confianza a la hora de actuar.

• Preguntar a expertos:

Tener una lista de contactos que nos puedan ayudar a resolver ciertas inquietudes puede ser un ahorro de tiempo y dinero que puede verse relejado en buenos resultados.

 

• Aprender de errores propios y otras empresas:

  Esto permite acelerar la curva de aprendizaje y poder ajustar el campo de actuación con base a lo que NO se debe hacer.

• Conocer del sector:

• Para las cosas que quieres lograr debes ser curioso y llegar a analizar todos los datos. La experiencia y el instinto que tienes al momento de crear un producto puede hacer la diferencia para tomar una decisión, involucrar la experiencia, la visión de negocio y un poco del  instinto, las emociones, hacen que las decisiones que tomas puedan tener mejores resultados

 

4. Quiénes deben conocer los datos 1.¿La gerencia o toda la empresa?  + 2. ¿Habría que capacitar al personal de la empresa para saber cómo manejar los datos?

 

Las empresas deben ser transversales con los datos, pues la información deben ser los insumos para el trabajo que cada día los funcionarios deben desarrollar.

Frecuentemente se están tomando decisiones todo el tiempo, tanto los directivo como los empleados, es por esto que debemos hacer que en nuestras empresas todos conozcan los datos que afectan esa área o un trabajo específico.

 

Entre más datos le proveamos a nuestros funcionarios, se aumentarán las probabilidades de que todo funcione aún mejor, pues tendrán la base de conocimiento para que dé forma unilateral puedan tomar pequeñas decisiones que contribuya a un buen desempeño de su trabajo.

 

Capacitar al personal es una excelente inversión por qué vamos a poder utilizar la información que la misma empresa tiene para que los usuarios en ese caso los funcionarios puedan hacer mejor uso de ella.

Capacitar en relación a la recolección y el adecuado análisis de esos datos, como aprender de los mismos cada día hará crecer nuestra empresa.

Existen diferentes usuarios para los datos y la información cada área requiere información distinta, es decir,

 

Por ejemplo:

Gerente de ventas, Requiere datos como:

• Contactos
• Cantidad de llamadas
• Cantidad de propuestas enviadas
• Cantidad de negociaciones
• Cierres efectivos

 

 

A diferencia de

Gerente General: Este se enfoca más en temas más generales:

• Total de ventas
• Costos
• Gastos
• Riesgos
• Número de clientes nuevos

En conclusión, toda la empresa debe conocer la información y debemos capacitar al personal para alimentar ese repositorio de conocimiento la empresa

 

 

5. ¿Qué herramientas se están utilizando en este momento para recolectar los datos?

 

 

Cada área requiere información distinta y requiere acciones diferentes. De igual forma son las herramientas, pues existen múltiples herramientas para manejar diferentes tipos de información:

 

Existen técnica que se han venido desarrollando durante mucho tiempo

• Encuestas
• Observación
• Focus Group

La tecnología nos ha el desarrollo de diferentes Instrumentos que nos permiten recolectar esa información:

 

Ejemplo:

• Formularios en internet
• Herramientas de Google
  • Google My business
  • Google Analitys
  • Google Ads
• Instagram
• Facebook
• Software
  • Contables
  • CRM
  • ERP
  • Ventas

Todas estas herramientas nos permiten recolectar datos que posteriormente se pueden convertir en información de alto valor que nos permitan tomar decisiones que nos acerquen a cumplir con cada uno de las metas que están estableciendo para llegar al objetivo empresarial.

 

Todas estas herramientas pueden permitir establecer un paso a paso de las acciones que debo realizar y poder hacer que mi estrategia tenga mayor probabilidad de que sea exitosa.

 

 

Si eres emprendedor, gerente, administrador, CEO y estás interesa en aprender sobre:

 

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